¿Hasta dónde debe llegar la autoridad de un Project Manager durante un proyecto?

En los últimos tiempos las estructuras organizativas de las organizaciones están sufriendo continuos y profundos cambios. Si antes lo habitual eran las estructuras fuertemente funcionales, divididas por áreas o conocimientos (IT, Marketing, Administración,…), en la actualidad está cada vez más aceptado que la rigidez de este tipo de estructuración no es muy operativa en organizaciones que gestionan proyectos. En concreto, los conflictos que se generan durante un proyecto entre los Responsables Funcionales y los Jefes de Proyectos son fuentes de continuos problemas que impiden una gestión adecuada de los recursos asignados a los proyectos.


Es por ello que son muchos los defensores de las estructuras matriciales, donde los proyectos son organizaciones temporales trasversales que abarcan recursos de diferentes áreas funcionales, durante los cuales el Jefe de Proyecto correspondiente debería ser el responsable de los recursos y no el Responsable Funcional del área al que pertenezca. Los beneficios y las razones para defender esta estructura son obvias mientras se realiza el proyecto:
1. El Jefe de Proyecto es quien asigna, sigue y gestiona el trabajo del recurso.
2. El recurso reporta y da cuentas de su trabajo al Jefe de Proyecto, que es quien deberá valorarlo durante dicho periodo.
3. Se evita una bicefalia en cuanto a la gerencia del recurso que únicamente aporta una fuente continua de problemas.

Esta nueva estructura debe apoyarse en una PMO que gestione la asignación de recursos a proyectos, otorgue el poder temporal necesario a un Jefe de Proyecto sobre los recursos asignados a su proyecto y dé soporte a todos los integrantes del proyecto de manera que el proyecto en cuestión sea lo más exitoso posible.

Bajo este enfoque las Áreas Funcionales se transforman como agrupaciones de gestión del conocimiento y del know-how de la organización y sirven como proveedores de recursos en los proyectos.

Está claro que esta nueva forma de organización puede ser vista como una pérdida de poder por parte de los Responsables Funcionales, motivando su oposición a la misma. Y ésta es quizás la labor más difícil del encargado de gestionar este cambio: lidiar con dicho rechazo.